Design of an Early Warning System-Based Information System for Cash Advance Requests
(A Case Study at the West Java Provincial Department of Industry and Trade)
Abstract
The West Java Provincial Department of Industry and Trade faces challenges in managing Cash Advances (Uang Persediaan/UP) because the process is still manual and paper-based. This condition results in the absence of early warnings for potential breaches of budget ceilings and quarterly Cash Disbursement Plans (RPD), bottlenecks in accountability reporting, limited real time monitoring, risks of human error, and weak document traceability that may lead to audit findings related to the Internal Control System (SPI). This study aims to design an Early Warning System (EWS) based information system for UP submissions in accordance with Government Regulation No. 12 of 2019 and Minister of Home Affairs Regulation No. 77 of 2020. The research employs a qualitative case study approach, with system development using the Waterfall model. Data were collected through observation, interviews, documentation review, and workflow analysis. The system is built on Google Workspace and includes EWS validation and automated notifications, a centralized database to ensure data consistency, a monitoring dashboard, and an integrated digital approval workflow. The design results in an architecture, functional requirements, and technical specifications that significantly reduce administrative processing time, enhance transparency and accountability, strengthen controls, and reduce the risk of overspending and audit findings.
Downloads
References
Arif, R. N., & Firmansyah, A. (2024). Implementasi Sistem Informasi Pemerintah Daerah RI (SIPD RI) Dalam Proses Akuntansi Dan Pelaporan Keuangan Daerah Pada Badan Keuangan Daerah Kabupaten Karanganyar. Akuntansiku, 3(1), 15 29. https://doi.org/10.54957/akuntansiku.v3i1.630
Azhar Susanto. (2017). Sistem Informasi Akuntansi (Pemahaman Konsep Secara Terpadu). Lingga Jaya.
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. (2023). Ikhtisar Hasil Pemeriksaan Semester. BPK RI.
Badan Pusat Statistik. (2024). Provinsi Jawa Barat dalam Angka 2024. BPS Provinsi Jawa Barat.
Bina, N. S., Ramadhani, R., & Sari, I. P. (2023). Implementasi Google Spreadsheet dalam Pengelolaan Matematika Keuangan bagi Paguyuban SD Swasta Darul Ilmi Murni. Reswara: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(1), 741 752. https://doi.org/10.46576/rjpkm.v4i1.2600
Fauziah, A., Manosoh, H., & Kindangen, W. D. (2023). Evaluasi Sistem Prosedur Uang Persediaan, Ganti Uang dan Mekanisme Pembayaran Langsung pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bitung. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi, 11(2), 573 583. https://doi.org/10.35794/emba.v11i02.48811
Halim, A., & Kusufi, M. S. (2012). Akuntansi Sektor Publik: Teori, Konsep, dan Aplikasi. Salemba Empat.
Heinrich, A., & Probohudono, A. N. (2023). Pengaruh Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dan Pemanfaatan Teknologi Informasi terhadap Kualitas Laporan Keuangan Pemerintah Daerah: Studi Kasus pada Pemerintah Kabupaten Kaimana. KONSTELASI: Konvergensi Teknologi dan Sistem Informasi, 3(2). https://doi.org/10.24002/konstelasi.v3i2.7150
Isbahi, M. B., Zuana, M. M. M., & Toha, M. (2024). The Multi-Social Relation of the Cattle Industry in the Plaosan Subdistrict Animal Market of Magetan Regency. Malacca: Journal of Management and Business Development, 1(1), 31–46. https://doi.org/10.69965/malacca.v1i1.51
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. (2019). Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 70 Tahun 2019 tentang Sistem Informasi Pemerintahan Daerah.
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. (2020). Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 77 Tahun 2020 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2016). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (14th ed.). Pearson.
Mansor, A. Z. (2012). Managing student's grades and attendance records using Google Forms and Google Spreadsheets. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 59, 420 428.
Mardiasmo. (2018). Akuntansi Sektor Publik. Andi.
Masprayoga, F., Astuti, P. D., & Miati, N. L. P. M. (2023). Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Sistem Pengendalian Intern Terhadap Kualitas Laporan Keuangan. Jurnal Riset Akuntansi Warmadewa, 4(2), 13 18.
Nurasyifa, A., & Susilawati. (2024). Efektivitas Early Warning System (EWS) dalam Menilai Kinerja Keuangan dan Risiko Likuiditas Perusahaan Asuransi di BEI: Periode 2020-2022. Jurnal Bina Manajemen, 13(1), 94 112. https://doi.org/10.52859/jbm.v13i1.681
Pemerintah Provinsi Jawa Barat. (2022). Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 29 Tahun 2022 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit, dan Tata Kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan.
Pemerintah Republik Indonesia. (2008). Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.
Pemerintah Republik Indonesia. (2019). Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah.
Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach (7th ed.). McGraw-Hill.
Rachmadina, I. A., & Robinson, R. (2025). Analisis Kondisi Keuangan Pemerintah Daerah Wilayah Sumbagsel Menggunakan Model Sistem Pemantauan Tren Keuangan (SPTK). Journal of Accounting and Finance Management, 6(2), 507 517. https://doi.org/10.38035/jafm.v6i2.1861
Raditya, M., Hendriyana, & Ardimansyah, M. I. (2020). Penerapan Google Spreadsheet dalam Pembuatan Laporan Keuangan untuk Pengembangan Usaha UMKM Kota Bandung. IKRAITH-ABDIMAS, 3(1), 100-105.
Rahayu, S., & Kanita, A. D. (2023). Pengaruh Penerapan Sistem Akuntansi Keuangan Pemerintah Daerah, Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Sistem Pengendalian Intern Terhadap Kualitas Laporan Keuangan Daerah (Studi Kasus Pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Provinsi DKI Jakarta Tahun 2022). EKOMBIS REVIEW: Jurnal Ilmiah Ekonomi dan Bisnis, 11(1), 423 432. https://doi.org/10.37676/ekombis.v11i1.3093
Rindho, D. C. Y., & Dirgahayu, T. (2024). Pengembangan sistem informasi pengelolaan toko kelontong berbasis Google Apps Script dan Spreadsheets. Universitas Islam Indonesia. http://dx.doi.org/10.31602/tji.v15i4.16708
Rumbayan, P. L. I. M., Tinangon, J. J., & Sardjono, O. Y. M. (2024). Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah atas sistem dan prosedur pengeluaran kas di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kotamobagu. Manajemen Bisnis dan Keuangan Korporat, 2(2), 52 66.
Septiani, I., & Isnawaty, N. W. (2024). Efektivitas Sistem Informasi Pemerintah Daerah (SIPD) dalam Pengelolaan Keuangan Daerah di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Responsive: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora Dan Kebijakan Publik, 7(4), 193-208.
Siburian, R. O., & Latifah, F. (2023). Penerapan Metode Waterfall dalam Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web pada PT. Garuda Inti Sentosa untuk Meningkatkan Penjualan. JISAMAR (Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research), 7(4), 972 983. https://doi.org/10.52362/jisamar.v7i4.1252
Sommerville, I. (2011). Software Engineering (9th ed.). Pearson.
Suhendar. (2023). Analisis Penerapan Sistem Prosedur Uang Persediaan dan Ganti Uang Pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Baubau. Entries: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Fakultas Ekonomi UMButon, 5(1), 80-88.
Copyright (c) 2026 Neli Yuliani, Annisa Yuniar Larasati
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
Authors who publish with this journal agree to the following terms:
- Authors retain copyright and grant the journal right of first publication with the work simultaneously licensed under a Creative Commons Attribution License that allows others to share the work with an acknowledgment of the work's authorship and initial publication in this journal.
- Authors are able to enter into separate, additional contractual arrangements for the non-exclusive distribution of the journal's published version of the work (e.g., post it to an institutional repository or publish it in a book), with an acknowledgment of its initial publication in this journal.
- Authors are permitted and encouraged to post their work online (e.g., in institutional repositories or on their website) prior to and during the submission process, as it can lead to productive exchanges, as well as earlier and greater citation of published work.
